26.03.2021
Door het thuiswerkadvies in verband met de corona, is het woon-werkverkeer van veel medewerkers veranderd. Medewerkers werken meer vanuit huis. Vorig jaar mocht de vaste reiskostenvergoeding nog doorlopen. Vanaf 1 juli 2021 mag de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast uitbetaald worden aan werknemers die thuiswerken. Alleen daadwerkelijk afgelegde kilometers mogen nog belastingvrij worden vergoed. En alleen als de werknemer in een kalenderjaar minstens 36 weken of 128 dagen naar de vaste werkplek reist. Dit moet aangetoond kunnen worden. Als het niet aantoonbaar is, moet er voortaan gedeclareerd worden per reis en zijn te veel uitgekeerde reiskostenvergoedingen belast.
De regels gelden voor zowel de onbelaste 19 cent per gereden kilometer met eigen vervoer als de vergoedingen voor openbaar vervoer. Vergoed je als werkgever meer dan de daadwerkelijk afgelegde kilometers, dan zijn die vergoedingen belast.
Dit betekent dat (een deel van) de salarisadministratie aangepast dient te worden. Het nieuwe reisgedrag van medewerkers dient in kaart gebracht te worden en juist geadministreerd te worden. Wat zijn dan de opties:
- Vaste reiskosten vergoeden door aan te tonen dat de werknemer minstens 36 weken of 128 dagen naar de vaste werkplek reist. Om aan te tonen dat een werknemer minstens 36 weken of 128 dagen naar een vaste werkplek reist, zou je dit bijvoorbeeld op kunnen nemen in het arbeidscontract. Wanneer er een werkrooster aanwezig is waarop staat wie wanneer op de vaste werkplek aanwezig is, volstaat dit ook.
- Reiskosten op nacalculatie: Bij reiskosten op nacalculatie geef je de medewerker iedere maand een vaste reiskostenvergoeding en reken je aan het einde van het jaar op basis van een nacalculatie af op basis van de daadwerkelijk gereden kilometers.
- Reiskosten declareren: Bij reiskosten op basis van declaratie geeft de medewerker per maand het aantal reisdagen door aan de werkgever. Zo ontvangt de medewerker gewoon een vaste reiskostenvergoeding per gedeclareerde reisdag. Deze optie is snel in te richten in Loket zodat de medewerker zelf zijn reisdagen kan opgeven.