Per 1 januari 2021 mag de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast uitbetaald worden voor werknemers die thuiswerken. Alleen daadwerkelijk afgelegde kilometers mogen nog belastingvrij worden vergoed. En alleen als de werknemer in een kalenderjaar minstens 36 weken of 128 dagen naar de vaste werkplek reist. Dit moet aangetoond kunnen worden. Als het niet aantoonbaar is, moet er voortaan gedeclareerd worden per reis en zijn te veel uitgekeerde reiskostenvergoedingen belast.

De regels gelden voor zowel de onbelaste 19 cent per gereden kilometer met eigen vervoer als de vergoedingen voor openbaar vervoer. Vergoed je als werkgever meer dan de daadwerkelijk afgelegde kilometers, dan zijn die vergoedingen belast.

Dit betekent dat (een deel van) de salarisadministratie aangepast dient te worden. Het nieuwe reisgedrag van medewerkers dient in kaart gebracht te worden en juist geadministreerd te worden. Ook zal bijvoorbeeld het personeelsreglement en het standaard arbeidscontract cq het artikel inzake de reiskostenvergoeding aangepast dienen te worden. Voor nieuwe medewerkers zou je ook in het nieuwe arbeidscontract op kunnen nemen hoeveel dagen hij/zij thuis werkt en hoeveel op kantoor en wat de reiskostenvergoeding zal bedragen.